업무기능전개와 관리점 설정

 

업무기능전개와 관리점 설정

업무기능전개는 기능별관리를 위해서는 기본적으로 검토되어야 할 사항으로 여겨지며, 방침관리는 크게 부문별, 기능별 관리의 종합이라고 볼 수 있으므로 방침관리의 효과적 추진을 위해「업무기능전개 」에 대해 살펴보기로 한다. 2.1 업무기능전개 (1) 업무기능전개의 의의 업무기능전개 란『각 조직계층이나 부서별로 경영방침 달성을 위하여 작용할 수 있는 능력 또는 수행되어야 할 일을 명확히 제시하고, 이의 실시단계를 구체적으로 명시하는 기능추구의 개선시스템』을 말한다. (2) 업무기능의 분산현상이 심할 경우의 문제점 업무기능의 분산현상이 심할 경우의 문제점으로서는 다음 사항을 들 수 있다. ① 업무처리가 피동적이고 지시에만 의존한다. ② 책임한계가 불명확하고, 사내표준화 정립시 문제점이 발생한다. ③ 조직간의 견제기능이 약화되고, 잦은 회의가 발생한다. ④ 책임회피의 부서나 간부가 많아진다. ⑤ 업무에 일관성이 없고 data에 의한 정보가 적다. ⑥ 성과측정이 어렵고 바쁜 사람은 항상 바쁘다. ⑦ 상하직급간의 불신을 조장한다. ⑧ 경영층 및 관리자는 항상 불안하다. (3) 업무기능전개 작업중에 나타나는 효과 업무기능전개 작업중에 나타나는 효과로서는 다음 사항을 제시할 수 있다. ① 반드시 수행되어야 할 기능과 그렇지 않은 기능을 구분할 수 있다. ② 타부서 업무와의 기술적 조정이 가능하다. ③ 기능수행을 위한 self development가 가능하다. ④ 상·하위 업무점검이 쉬워진다, ⑤ 수단의 단계에서 관리의 system화와 표준화가 자발적으로 이루어 진다. ⑥ 사원 교육을 위한 교육자료, 매뉴얼로 활용할 수 있다. ⑦ 부서간의 기능에 중복과 누락이 없어진다. (4) 기능전개방식의 장점 기능전개방식의 장점으로서는 다음 사항을 제시할 수 있다. ① 경영방침, 조직기능, 실시사항의 관계가 명확해진다. ② 기능에 따른 임무, 권한, 책임의 한계가 분명해진다. ③ 사내표준화의 추진 및 조직경영의 기본자료로 활용할 수 있다. ④ 지시에 의한 관리가 아닌「자주적 관리」의 기반이 된다. ⑤ 목표관리, 중점관리, 과학적 관리, QC수법의 효과를 조직적으로 수행하는 system이 될 수 있다. ⑥ 전 종업원의 경영참가의식, 품질의식, 개선의식의 제고와 업무의 전문화가 가능해진다. ⑦ 부서간의 협조 및 유기적 결합관계가 좋아진다. ⑧ 우리나라 기업체질과 의식구조에 적합한 QM의 motivation 방법이 될 수 있다. (5) 기능전개 요령 기능전개의 방법 및 착안사항으로서 중요 사항을 다음의 <표 2>에 제시했다. <표 2> 기능전개의 방법 No 기능전개의 방법 착안 사항 1 1차 機能(主機能)을 찾는다. * 경영방침과 업무분장을 검토한다 * 실시하고 있는 기능과 실시해야 할   일을 같이 생각한다. * B/S(Brain Storming)方式이 좋다. 2 1차기능을 명기한다. * 업무의 성질(기능)을 쓴다. * ○○을 ××한다로 표현한다. 3 1차 기능달성을 위한 수단·방법을 2차 기능으로 전개한다. * 기능의 縱的 전개는 PDCA사이클에   착안한다. * 2차 기능에 대한 목표는 1차 기능이   된다. 4 이하 같은 방법으로 3차, 4차,…의 순서로 전개한다. * 현재 시행되고 있지 않은 기능에 대해   서는 따로 표시해 둔다. * 실무 담당자의 의견이 반영되도록 의   견을 모으면 좋다. 5 최하위의 기능까지 전개한다. * 최하위의 기능이란 더이상 전개할 필   요가 없는 즉 Data로 확인될 수 있는   구체적 방법까지를 말한다. 6 목적과 수단의 연결상태 및 1차 기능과 방침, 업무분장 등과 비교· 검토한다. * n차 기능이 수행되면 n→1차의 기능이   달성됐는가에 착안하면서 검토한다. 2.2 관리항목 설정 (1) 관리항목의 의의 관리항목 이란『관리의 대상이 되는 항목(item)』으로서, 다음과 같이 구성된다. 관리항목은 점검점 (요인계의 관리용)과 관리점 (결과계의 관리용)으로 구성되며, 점검점은 계획·표준대로의 수행을 위한 원인적 특성으로서『방책·개선활동계획 및 업무수행의 진척도를 check하기 위한 척도』를 말한다. 실제로 process(과정)에서의 요인계 항목을 확인해보지 않으면 결과계의 관리점을 관리하기 어렵다. 관리점은『계획·표준의 실시에 의하여 얻어지는 결과특성으로서 목표나 기준대로의 달성여부를 판단하여 필요한 조처를 취하기 위한 척도』를 말한다. (2) 관리점의 체계 관리항목과 거의 같은 뜻으로 쓰이고 있는 용어 가운데 관리점(control point) 과 관리특성(control characteristics) 이라는 말이 있다. 이것들의 의미를 좀 더 확실히 해두자. KS A 3001에 의하면 관리항목은『①제품의 품질을 유지하기 위하여 관리의 대상으로서 다루는 항목, 예컨대 전해공정에서는 전류밀도, 전압, 액체온도, 액체의 조성 등을, 절삭가공공정에서는 지그·공구의 부착·장착상태, 절삭속도, 절삭공구의 교환시기 등이 관리항목이 된다. ② TQC에 있어서 관리활동을 합리적으로 하기 위해 관리대상으로 다루는 항목, 예컨대 직위별로 정한 관리항목을 말한다.』고 되어 있는데,「관리항목=관리점(결과로 체크)+점검점(원인을 체크)」이라고 볼 때, KS A 3001의 관리항목은 (광의의) 관리항목의 정의라고 볼 수 있다. 관리항목은 또 주어진 업무를 그 목적대로 달성하고 있는가의 여부를 판단하고, 필요한 액션을 취하기 위한 척도이다. 관리항목은 업무 목적과 대비시켜 업무의 좋고 나쁨을 판단하고, 업무의 수행방식을 개선해 나가기 위해 설정된다. 그러므로 관리항목은 업무를 수행한 결과에 대한 측정항목이다. 이것을 관리점(결과로 체크)이라고 부르기도 한다. 한편 결과에 영향을 미치는 개개의 원인계마다 그 실시가 기준대로 되고 있는가를 체크하기 위하여 사용되는 척도를「협의의 관리항목=관리점」에 대해「점검항목=점검점」이라고 한다. 관리항목에 대한 기본적인 사고방식은 공통적으로 이해되고 있으나, 표현 및 뉘앙스가 다른 정의가 여러 가지로 유행되고 있다. 따라서 혼란을 방지하기 위해서 좀더 명확하게 정의해 둘 필요가 있다다. 관리항목의 기본 개념은 다음과 같이 분류할 수가 있다. ① 관리항목은 원인계와 결과계로 나누어진다. 결과계는 관리점(협의의 관리항목 또는 관리특성), 원인계는 점검점(점검항목 등)이라고 한다. ② 유지의 관리항목과 개선의 관리항목이 있다. 이상을 그림으로 나타내면〔그림 4〕와 같이 된다. 〔그림 4〕관리항목(점검점, 관리점)의 체계 그리고 관리항목은 관리의 대상이 되는 항목(item)이고, 관리특성은 그 결과로서 측정되는 평가척도라고 이해하는 것이 좋다. 한편 일본의 마쓰시다전자부품(주)에서는 점검항목과 관리항목을 총칭하여 관리점이라 부르고 있는데, 관리점은 점검항목과 관리항목으로 이루어지는데, 점검항목은 원인을 체크하는 것으로서,『공정에 있어서 그 결과에 특히 중요한 영향을 끼친다고 생각되는 요인에 대해서 요인 그 자체를 체크할 필요가 있는 것』이고, 관리항목은 결과로 체크하는 것으로서,『공정의 결과로서 나오는 특성으로서 공정(작업)이 표준대로 행해지고 있는가 어떤가를 결과로서 체크할 필요가 있는 것』으로 하고 있다. 우리나라 실무에서도 이 방식이 많이 쓰이고 있으나, KS A 3001의 관리항목의 정의를 따를 것을 권장하는 바이다. (3) 관리항목의 종류 미즈노시게루는 관리항목으로서 다음의 네 가지를 들고 있다. 1) 업무의 관리항목 자기가 해야 할 업무를 효율적으로 하기 위해 무엇을, 어떻게 관리할 것인가(일상관리에 있어서의 관리항목) 2) 공정(프로세스)의 관리항목 공정의 어디서, 무엇을 어떻게 관리할 것인가. 업무의 흐름(연쇄)이 즉 공정이다. 제조공정뿐만 아니라 사무의 흐름도 공정이라고 할 수 있다(일상관리에서의 관리항목). 3) 기능(시스템)의 관리항목 이를테면 클레임처리, 표준화 등 QC의 부문간활동이 효과적으로 실시되고 있는지 어떤지를 어떤 항목으로 어떻게 관리할 것인가(기능별관리에 있어서의 관리항목). 4) 신규업무, 계획사항(프로젝트)에 대한 관리항목 상위관리자일수록 일상업무의 관리보다도 신규업무나 계획사항에 대한 관리가 필요하다(방침관리에 있어서의 관리항목) 방침관리에 있어서 이들 관리항목은 <표 3>의 관리항목일람표 양식 사례와 같이 압축요약후 관리하도록 하여야 한다. <표 3> 관리항목일람표 양식 사례 1차 기능 방침 및 실시사항 관리항목 목표 관리자료 체크빈도 중요도 관리방법 결재범위 자료명 작성자

PNC 박노춘에서 가져 옴