| 4.1 평가의 목적
방침관리의 평가는 Top의 방침을 관리수준의 계층별로 전개하여 구체화하고 그것을 각자의 책임하에 달성해 나가는 과정에 있어서 PDCA사이클의 평가(check)를 통하여 결과에 대한 적절한 조치와 차기계획에 대한 피드백 및 관리단계별 관리수준의 제고를 유도하기 위하여 실시하는 것이다.
4.2 평가의 요소
방침관리의 평가는 목표관리의 경우와는 달리 결과만의 평가가 아니고 과정의 평가를 더욱 중시한다. 즉 방침관리에 있어서는 일사천리로 개선을 실시하는 것이 아니고, 나쁜 점의 실태를 파악하고 그 요인을 구체적 기술적으로 분석하여 그것에 대한 확실한 대책을 세워 나가는 것을 중시하고 있다.
이를 위하여 방침관리 평가는 다음과 같은 관점에서 실시한다.
① 방침의 책정 및 전개의 타당성
② 업무추진 진척도의 계획대비 검토
③ 목표 달성도의 계획대비 검토
④ 이상에 대한 조치의 적절성
⑤ 달성결과의 반성 및 차기 반영실태 등
참고로 일본의『데밍상 실시상』의 방침관리시스템 평가는 ①경영, 품질, 품질관리방침, ②방침결정방법, ③방침내용의 타당성, 일관성, ④통계적방법의 활용, ⑤방침의 전달과 침투, ⑥방침달성상황 체크, ⑦진단의 기획과의 연계 등의 평가요소로 이루어지고 있다.
4.3 평가의 종류 및 방법
평가는 계층에 따라 부서장의 부서내 자체평가와 부문장에 의한 부문내 실적정리를 통한 부문장 실적보고회로 구분되어 실시된다.
부서장은 각 과장의 실적자료에 근거하여, 부서내의 관리항목에 대한 목표달성율 뿐만 아니라 업무추진과정을 분석정리하여 월 1회 부문장에게 보고하며, 부문장은 부서장의 보고자료 및 자신의 실적을 분석·정리하여 분기 1회 실적보고회시 사장에게 보고하도록 하고 있다.
한편, 본부장이 있는 임원의 경우는 관리대상 부서장의 보고자료를 종합·평가하며 월 1회 주요업무추진실적표와 관리항목별 추진실적표를 작성하여 본부장에게 보고하는 체제로 운영된다.
그러면 방침관리 추진 사례인 <표 9>의 평가의 종류 및 방법에 따라「부서장 평가」와「부문장 실적보고회」를 구체적으로 살펴보기로 한다.
<표 9> 방침관리평가의 종류 및 방법 사례
구 분 |
평가범위 |
평가자 |
평가주기 |
상위자보고 |
보고자료 및 양식 |
|
부서장 평가 |
부서내 |
부서장 |
월 1회 |
부문장 |
* 관리항목실적평가표
* 월관리항목실적분석표
* 주요업무추진실적표 |
|
부문장
실적보고회 |
부문내 |
부문장 |
분기 1회 |
사 장 |
* 주요업무추진실적표
* 관리항목별실적집계표 |
(1) 부서장 평가
부서장 평가는「목표달성율평가」와「업무추진실적평가」로 구성되는데, 이들에 대한 평가후 보고 등에 대해 순차적으로 알아보자.
(가) 목표달성율 평가
이는 관리항목에 대한 목표 대비 달성율을 평가하는 것으로서, 방침관리에서 목표 대비실적의 측정척도는 관리항목이다. 부서장은 자신의 관리항목일람표 및 관리실적집계표, 관리그래프를 이용하여 평가하도록 하는 것이다.
아래에 부서장평가의 방법 및 유의사항을 다섯 가지로 나누어서 구체적으로 설명하기로 한다.
첫째, 평가의 point로서는 다음의 3가지를 중시한다.
1) 목표 달성도
관리항목일람표상의 목표 대비 달성율을 check후 계수화한다.
2) 관리항목별 중요도
관리항목일람표상의 관리항목 각각에 대한 중요도에 따라 적절한 가중치를 부여한다. 즉 관리항목별 중요도에 따라 가중치를 감안하여 종합평가점수를 산출한다.
3) 과정진도율
결과중시의 개념을 탈피하여 결과와 달성과정을 중시하는 평가를 실시한다. 따라서 관리항목별 목표와 당월계획대 실적평가 및 월별누적계획대 누적실적을 병행평가함으로써 계획의 중요성을 강조한다.
둘째, 구체적 평가방법으로서는 다음과 같은 방침관리 추진사례를 제시했다.
1) 평가주기
1개월(매월말 기준, 익월 5일한 작성)
2) 평가방법
월별 누계목표에 대한 누계실적달성율 및 월별목표에 대한 월별실적의 달성율을 각각 50%씩 적용한다.
3) 관리항목 각각에 대한 중요도별 가중치를 적용한다.
4) 동일한 관리항목에 대하여 부서간 실적치에 차이가 있을 시에는 관련기능 주관부서의 실적치를 기준한다.
5) 년도 중간에 방침수정으로 목표치 조정사유 발생시의 적용기준은 수정방침서 기준으로 하여 확정시점 이전은 당초 목표, 이후는 수정 목표를 적용한다.
6) 전사적 협의체(경영회의, 임원회의 등)의 협의를 거친 후 Top의 승인을 얻은 경우에만 목표치 작성기준을 변경한다. 즉 부문 또는 관련부서간 협의에 의해 임의조정된 목표치는 적용하지 않는다.
셋째, 부서장평가의 평가흐름도는 다음〔그림 6〕과 같이 된다.
〔그림 6〕부서장평가의 평가흐름도
넷째, 부서장평가의 평가점수 산출방법은 <표 10>과 같은 방법으로 실시한다.
<표 10> 부서장평가의 평가점수 산출방법 사례
단계 |
산출 항목 |
|
1 |
관리항목별 달성율=(해당월 달성율+누적달성율)×0.5×100 |
|
2 |
관리항목별 평가점=달성율×가중치 |
|
3 |
총평가점수산출=Σ관리항목평가점 |
|
4 |
평가기준점=[Σ관리항목별 가중치]×100 |
|
5 |
평점=Σ평가점수/Σ평가기준점 |
<표 10>의 각 단계별 산출항목에 대한 보충설명 및 유의사항을 제시하면 다음과 같다.
1) 달성율
달성율={(누적실적/누적계획)+(월별실적/월별계획)}×0.5×100
여기서 목표치가 낮을수록 좋은 것(예, 불량율)의 달성율은「목표/실적」이 되고, 목표치가 일정인 경우의 달성율은「목표일수/실소요일수」가 된다.
2) 가중치
관리항목일람표의 모든 관리항목에 대해서는 <표 11>과 같이 관리항목 실적평가표 작성시 중요도에 따라 A, B, C를 구분한다.
<표 11> 가중치 구분 사례
중요도 구분 |
가중치 |
내 용 |
|
A
B
C |
3
2
1 |
주요 기능 항목
주요 기능에 크게 영향을 미치는 항목
주요 기능에 미치는 영향이 적은 항목 |
여기서 중요도의 선정은 반드시 부문장의 승인을 득하며 자체적인 임의조정은 피하도록 한다.
3) 관리항목별 평가점
달성율×가중치, 즉
관리항목별 평가점={(당월실적/계획)+(해당월누적실적/계획)}×0.5×100×가중치가 되는데,「월별목표의 합계=년간목표」가 되지 않는 항목(예, 가동율)은 누적개념을 제외하며, 달성율이 100% 이상인 경우는 만점처리하여「100×가중치」로 평가점을 산출한다.
4) 총평가점수
관리항목별 평가점수의 합으로서,「총 평가점수=Σ관리항목별 평가점수」가 된다.
5) 총평가 기준점
총평가기준점={Σ(관리항목별 가중치)}×100
여기서 해당 월에 목표치와 실적치가 없는 관리항목은 총평가기준점 계산시 제외한다.
6) 월별평점
평점={총평가 (획득)점수/총평가기준점}×100
다섯째, 평가결과에 대한 요인·대책 분석으로서, 월별 평가실시에 따라 산출된 평점에 대한 중요부진 항목별 요인분석 및 개선대책을 월관리항목실적분석표에 종합하여 작성하여, 차월계획에 피드백한다.
(나) 업무추진 실적 평가
이는 방침관리의「방책」에 대한 평가를 의미하는데, 부서장의 방침은 목표 및 방책으로 구분된다. 목표에 대한 평가는 앞에서 설명한 바와 같으나, 방침관리에 있어서는 목표뿐만 아니라 그 달성수단인 방책의 평가가 더욱 중시된다.
결과와 과정을 동시에 평가함으로써 목표가 완전히 달성되더라도 방책이 완수되지 않으면 100%의 방침(목표+방책) 달성은 되지 못한다. 방책이 완수되지 않았는데 목표가 완전히 달성되거나 방책이 완수되었는데 목표가 달성되지 않는다는 것은 목표와 방책의 정합성이 충분치 못했다는 것을 반영한다고 할 수 있다.
「업무추진 실적평가」는 업무추진의 월별 달성도 분석을 의미하는데, 부서장은 월 1회 소속 과장의 월세부업무추진계획(실적)서를 취합하여 각 세부실시사항에 대한 달성도를 점검·분석한다.
각 과장의 세부실시사항은 부서장 업무추진계획, 과장의 주요 일상업무 및 부서장의 특별지시사항(계획에 없었던 지시사항)에서 전개된 사항이기 때문에 이것은 부서장 업무추진계획의 실시상태를 모두 망라한다고 할 수 있다.
따라서 부서장은 각 과장의 세부실시사항에 대한 월별 달성도를 취합하여 자신의 업무추진계획에 대한 실적을 중점추진항목별로 분류·정리해서 중점추진항목에 대한 달성도를 도출한다. 이 때는 업무추진 계획서의 중점추진항목 뿐만 아니라 상위자의 지시사항에 따라 과장에게 지시한 특별사항이 있으면 함께 추가하여 분석한다.
달성도의 산출기준은 세부실시사항의 달성율 수치를 근거로 부서장 자신의 점검 및 판단에 의하여 계획대비 실적을 주요업무추진실적표에 표시하고 달성도를 도출하여 기입한다.
주요업무추진실적표의 일정 check 및 달성도는 부서장의 자의적인 판단이 될 우려도 있으므로 상위자(본부장, 임원) 보고시 상위자의 근거제시 요구에 대응할 수 있도록 과장의 월세부업무 추진계획(실적)서를 근거자료로 준비한다.
이상의 업무추진 실적평가의 평가흐름도는〔그림 7〕과 같이 된다.
〔그림 7〕업무추진 실적평가 사례
(다) 평가 및 보고
부서장은 월별로 관리항목에 대한 관리항목 실적평가 및 업무추진계획대비 실적평가를 실시하여 부서내의 방침(목표+방책)추진실태를 자체 점검, 문제점 및 개선대책을 도출하여야 한다.
그리고 부서장 자체평가 결과는 상위자의 점검을 위하여 관리항목 실적평가표 및 월관리항목 실적분석표, 주요업무추진실적표를 토대로 부문장에게 익월 5일까지 보고하도록 한다.
(2) 부문장 실적보고
(가) 목표달성율 평가
부문장의 목표 및 실적은 부문장 관리항목일람표 및 이에 따른 관리실적집계표, 관리그래프에 집계된다. 관리항목일람표의 월별(또는 분기, 반기) 목표치 및 관리자료의 실적치를 분기별로 집계하여 관리항목별 실적집계표를 작성한다.
관리항목별 실적집계표는 부문장 관리항목일람표의 전 관리항목을 분석대상으로 하여 분기별 계획·실적·달성율을 기입하고 문제점 및 개선대책을 도출후 기입하도록 한다.
부문장은 문제점 및 개선대책을 도출하는 과정에서 자신의 관리자료 뿐만 아니라 각 부서장의 보고자료(관리항목실적평가표, 월관리항목실적분석표, 주요업무추진실적표)도 점검·분석하여 구체적인 사항을 기록하도록 한다.
(나) 업무추진실적 평가
부문장의 방책은 각 부서장의 방책에서 구체화되고 이것은 다시 부서장 업무추진계획서의 중점추진항목으로 전개된다. 부문장은 부서장의 월별평가 보고자료인 주요업무추진실적표를 점검·분석하여 부문장 주요업무추진실적표를 작성한다.
부문장 주요업무추진실적표의 방책은 부문장 방침서의 방책이 되며 중점추진항목은 해당 분기에 수행해야 할 관리대상 부서장의 방책 또는 업무추진계획서의 중점추진항목이 된다. 따라서 계층간 방책 및 업무추진계획간의 연계성이 없이는 평가의 의미가 작아질 우려가 있으므로 계획(P)단계에서의 방침정합성 검토는 신중히 이루어져야 하며 상위자의 검토 및 책임이 중요시된다.
부문장은 분기당 월별일정에 대한 계획·실적을 표시후 부서장 보고자료를 근거로 하여 달성도를 기입해야 하며 문제점 및 개선대책을 도출하도록 한다.
(다) 타 부문 요청사항
부문장에 의한 방침(목표+방책)평가의 결과 문제점 및 개선대책이 도출된다. 이러한 문제점 및 개선대잭은 자 부문에 속한 것도 있지만 자부문 뿐만 아니라 타 부문에 연관된 사항이 도출될 수가 있다. 이 경우 타부문요청서를 작성한다.
타부문요청서에는 부문내에서 추진하는 업무의 수행과정에서 문제점이 발생했을 경우 개선방안을 강구하는 과정에서 타부문(부서)이 조치해야 할 사항을 기입하도록 한다.
조치요망사항 및 관련부서 등을 기록한 타부문요청서는 부문장 결재를 받아서 타 부문에 요청하고 타 부문의 관련 부서는 부문장의 결재를 받아서 실시한다. 만약 부문간의 협조가 이루어지지 않을 때는 실적보고회시 Top에 보고한다.
(라) 실적보고회
실적보고회는 분기 1회 실시함을 원칙으로 하며, 임원회의 또는 경영회의체를 통해 부문장이 Top에게 부문실적을 보고한다. 부문장은 예하 임원 및 부서장의 실적보고자료를 근거로 목표 및 방책(업무)에 대한 실적을 평가하여 부문내에 지적·지시를 함은 물론이고 주요업무추진실적표, 관리항목별실적집계표 및 타부문요청서튿 작성하여 실적보고회시 보고한다.
실적보고회는 방침의 추진실적을 보고할 뿐만 아니라, 부문간 요청사항에 대한 보고 및 결정 기능도 수행한다. 전부문의 방침추진실적을 Top에게 보고하는 자리이기 때문에 방침관리 Top진단의 예비진단적 형식으로도 활용할 수 있다.
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