13.1.2 계정의 체계
효과적인 계정체계를 갖추려면 주요한 네 가지 요건을 충족시켜야 한다.
첫째, 계정은 장차 사업은 수행 방법이 반영되어져야 하고 합리적으로 집계될 수 있도록 개발되어져야 한다. 대부분의 경우 유사한 사업의 비슷한 순서로 진행되므로 사용되어지는 계정체계가 별반 차이 없이 유사하다.
주요한 사항은 견적방법과 마찬가지로 계정은 특정 계약자가 사업을 수행하는 방법을 반영하여야 한다는 것이다. 그래야만 사업 수행을 예측하여 작성되는 견적의 계정과 부합하도록 만들어 질 수가 있게 되기 때문이다.
둘째, 계정은 세분되어야 한다. 비용을 조정․통제하려면 비용계정이 상세하지 않으면 안 된다. 만약 월간 비용보고서 중의 어느 한 공사비가 상세 계정별 비용 내역 없이 두,세 개의 계정으로 전체 비용만이 기재되는 경우가 된다면 비용관리자는 이 공사의 예산초과내역을 분석하는데 불필요한 시간을 많이 낭비할 수밖에 없을 것이다. 이를 분석하기 위해서라도 더 많은 상세 내역이 있어야 하며 유용한 계정체계는 그러한 상세 내역의 분석을 가능하게 작성되어야 한다. 그렇지만 상세를 위한 상세 계정은 피하여야 한다.
셋째, 계정은 모든 참여자들이 사용할 수 있도록 되어야 하며 각 계정의 내용이 상세히 설명되어져야 한다. 애매하거나, 중복될 우려가 있거나 혼동될 가능성이 있는 계정은 그 계정 자체의 설명뿐만 아니라 그 계정에 포함되지 않은 항목까지도 기술되어져야 한다. 예를 들면 항목들이 잘 못 해석되기 쉬운 부분은 그 계정의 성격을 명확히 하여야 한다.
넷째, 비용계정은 사업비용관리만을 위해 작성되어야 한다. 일부 사업주들은 자체 비용계정을 갖고 있지만 대부분의 경우 계약자의 계정에 의존하는 경우가 많다. 이는 계약자가 완벽하게 그들의 계정에는,
1). 부위별 계정 분류를 위하여 Uniformat(CI/SfB)계정체계를 많이 사용하며
2). 공종별 계정 분류를 위하여서는 Masterformat계정체계를 많이 사용한다.