일본의 인쇄업체들의 경영정보시스템

인쇄회사의 업무 흐름을 살펴보면 인쇄물의 수주에서 납품까지 아주 많은 정보가 사내를 오간다. 이 정보들은 경영의 효율화, 업무관리의 합리화를 도모하는 외에도 그 정보의 일원화와 다면적인 활용이 요구되면서 주목되고 있는 것이 ‘경영정보시스템’ 구축이다.예전에는 생산성 향상이라 하면 제조공정 즉 설비의 현대화와 고도화, 작업의 합리화와 효율화 등 하드웨어적인 면에서의 개선이 중심이 되었다고 할 수 있다.

결국 제조부문의 고도화, 합리화에 비해 경영관리 면의 효율화는 중요하게 인식되지 못한 게 사실이다.이런 연유로 인쇄업체들은 누가 수주해서 어떤 기계로 인쇄하고 있는지, 그 진척상황은 어떠한지 확인하는데 많은 시간이 걸리게 되며 이러한 과정 속에서 고객서비스의 질적 저하를 초래해 비용 상승으로 이어졌다. 따라서 정보화가 크게 진척된 현재의 상황에서는 필요한 정보를 즉석에서 파악하고 사내에 흩어져 있는 정보를 일원적으로 파악해 대응하는 경영체제의 변화가 요구되고 있다.경영정보시스템의 구축은 고객의 요구에 즉각적으로 응할 수 있는 체제를 확립하는 한편, 일원화된 정보를 2차적, 부차적으로 활용하는 메리트가 생긴다. 또 자사의 독자적인 소프트웨어 개발도 적극적으로 이루어지게 된다. 이에 본지에서는 일본의 인쇄업체들의 경영정보시스템에 대해 소개한다.

제조시스템으로서의 컴퓨터 활용
인쇄물 제조의 전 공정을 처리하는 소위 종합인쇄회사나 프리프레스 관련업체는 그 규모에 상관없이 컴퓨터의 어플리케이션을 구사하는 첨단기업이다. 중소기업으로 구성돼 있는 산업 중 생산시스템으로서 컴퓨터를 이용해 이만큼 잘 구사하고 있는 업계는 소프트웨어 관련업계 이외에는 없을 것이다.예를 들면 제조인원 30명 내외의 전단지 인쇄회사에는 약 20명 가량의 프리프레스 인원이 배치되어 전원이 복수의 컴퓨터 어플리케이션을 구사하며 디자인, 조판, 화상 리터치 등 고도의 문자 화상데이터를 처리하고 있다.또 200명 규모의 출판인쇄공장에서는 120명 이상의 프리프레스 인원이 컴퓨터나 워크스테이션을 이용해 일을 하고 있다.

또 전 사원 10명 전후의 소규모 경인쇄회사에서도 약 5명 정도의 컴퓨터를 사용하는 프리프레스 오퍼레이터가 상당히 고도의 데이터 처리작업을 극히 보통의 작업처럼 처리하고 있다.컴퓨터는 정보처리를 하는 시스템으로서 정보를 고도로 고속 가공하기 위해 발명돼 55년 정도의 역사밖에 되지 않음에도 불구하고 무서운 속도로 진화해 사회의 모든 분야에 침투해 활용되고 있으며 아직도 발전과정에 있다.

정보처리의 의미
컴퓨터의 출현과 동시에 정보처리라는 말이 일반화되면서 정보산업이 육성되고 있다. 일괄적으로 ‘정보’라고 불리고 있지만 실은 정보에는 몇 개의 레벨이 있다. 존재하고 있을 뿐인 정보(Data), 의미가 있는 정보(Information), 가치가 있는 정보(Intelligence)로 분류된다. 정보처리의 정의는 존재하고 있을 뿐인 정보, 데이터에 몇 가지 처리를 해서 여러 가지 목적으로 활용 가능하고 의미가 있는, 그리고 가치가 있는 정보로 전환하는 것이다. 인쇄산업은 아득히 먼 옛날 가장 오래된 옥내 산업으로서 시작했을 때부터 그 일의 본질은 정보처리였다. 정리가 안된 원고를 읽기 쉽도록 활자로 조판을 하고 화선이나 사진도 수정해 대량 복제에 견딜 수 있는 판을 만들었다. 이 수작업의 본질이 정보가공이었기 때문에 최근 많은 작업을 컴퓨터로 전환하는 것이 가능했던 것이다.

기업활동은 정보처리
이렇게 인쇄업계에서는 제조시스템으로서의 컴퓨터 활용도는 뛰어나지만 반면에 기업활동 전반에 걸친 업무에서의 이용도는 극히 낮다. 이것은 경영이나 업무관리에서의 합리화, 효율화가 늦어지고 있는 것을 의미한다. 이른바 경영의 근대화가 제조시스템의 진전만큼 이루어지지 않고 있는 것이다.현대사회는 거의 모든 기업에서 컴퓨터가 사용되고 있지만 그 대부분은 경영관리면에서의 정보처리에 활용되고 있다.기업활동은 정보처리다. 경영에 관한 실무의 대부분은 정보의 수집, 최적화를 위한 처리, 그리고 기업 내외로의 발신 등이다. 기업경영에 관계되는 관리업무, 실무도 그 본질은 정보처리작업이다. 이것들도 컴퓨터가 가장 자신 있다고 하는 일이다. 최근에는 전화망과 컴퓨터가 직결돼 정보처리기능이 광역으로 고도화되면서 기업경영에 있어서 컴퓨터와 네트워크시스템은 필요불가결한 도구가 되고 있다.

하이테크 인쇄회사의 현실
50대 이상의 컴퓨터가 잘 정렬돼 있는 인쇄회사의 프리프레스룸. 오퍼레이터의 옆에 있는 서류함에 작업지시 전표가 원고를 비롯한 견본과 함께 놓여져 있다. 전표는 관계자 외에는 읽기 어려운 날아가는 듯한 글씨체로 기입돼 있다. 그것도 몇 번이나 겹쳐 썼기 때문에 정보전달매체로서의 의미를 잃고 있다. 컴퓨터 천지인 근대적인 사무실로 볼 수 있는 프리프레스 부문이더라도 전표를 보는 것만으로 구태의연한 업무운영이 이루어지고 있는 것을 알 수 있다. 오퍼레이터는 필요사항이 똑바로 써있지 않은 읽기 어려운 전표를 바라보기만 할 뿐 읽으려고 하지 않는다. 원고로 작업내용을 판단하고 있다.그렇기 때문에 실수로 인한 재작업이 일상적으로 발생하고, 그 빈도는 개선되지 않아 일정 비율로 발생하고 있다. 그런 상황을 사원 다수가 어쩔 수 없다고 용인함으로써 그 회사의 고유 업무형태로 관습화 돼 버리고 있다. 잘 정리된 작업실적 데이터가 집적돼 있지 않기 때문에 추측할 수밖에 없지만 연간 작업 총 시간 중 자기 자신의 작업 실수에 의한 재작업시간은 20%를 넘고 있지는 않을까. 믿을 수 없을 정도의 비용상승 요인이 되고 있다.

또 다른 회사의 영업부문 오후 3시경. 상당한 일을 할 수 있을 것 같은 중견 영업사원이 아침부터 전자계산기를 두드리면서 견적을 내고 있다. 인쇄 부수, 페이지 수, 색 수, 용지, 완성 사이즈를 바꾸면서 10종류 가까이 견적서를 만들어 고객에게 제출한다. 물론 계산해서 기입하고 있는 견적서는 수기다.몇 번이나 다시 쓰고 지운 흔적이 책상 위에 남아 있었다. 영업사원 본인은 그 작업이 당연하다고 생각해 인내심을 가지고 일을 하고 있지만 어이없을 정도로 사무생산성이 낮아지는 것이다.계산과 수기에 의한 페이지물 견적서의 작성으로 거의 하루를 소비했는데 이것을 컴퓨터의 견적용 어플리케이션을 이용하면 과거의 사례나 코스트 실적을 참조하면서 30분만에 일을 처리할 수 있는 것이다. 각각의 영업사원이 영업활동에 나갈 수 없었다면 손실은 아주 큰 것이다.

중요도 증가하는 경영정보
제조시스템은 경이적으로 근대화되고 있는데 경영관리 면의 합리화가 일반 기업에 비해 혹은 고객 기업에 비해 늦어지고 있는 인쇄회사가 많다. 그 이유는 제조시스템으로의 투자가 우선되고 기업경영에 필요한 정보처리로의 투자를 뒤로 미룰 수밖에 없는 사정이 있었다 라고 할 수 있다. 그러나 미루었다고 하는 사실은 경영자의 경영정보 중요성에 대한 인식 수준이 낮다는 것을 말한다.인쇄는 정보산업이라고 소리 높여 어필하고 있지만 기업의 관리운영이 구태의연하다는 것은 그 주장을 퇴색시켜 버린다.경영의 합리화, 근대화라는 것은 고객 요구에 대응하는 체제를 조기에 강구하는 것이며, 기업을 과학적으로 관리하도록 하는 것이다. 기업 자체의 정보처리능력을 물을 수 있는 것이다.인쇄회사를 둘러 싼 환경은 매년 어려워지고 있다.

수요구조의 변화나 수요의 감소, 수주 단가의 하락 등 경영을 압박하는 저해요인은 증가세를 이어가고 있다.코스트나 단납기 대책에는 제조부문의 생산성을 향상시킴과 동시에 영업이나 관리부문의 사무생산성도 대폭적으로 개선하지 않으면 안된다. 작업의 질 개혁도 피할 수 없다. 이른바 고정비 효율을 상당히 높이지 않으면 회사의 수지개선은 실현할 수 없고 경쟁력도 높아지지 않는 것이다.예를 들면 당월 금일까지의 수주 누계액이나 매상액, 입금실적을 즉시 집계해 알 수 있는 인쇄회사는 극히 적다. 오늘, 금주, 금월의 생산실적을 수시로 집계할 수 있는 기업도 적다. 당월의 지불 예정 누계나 은행 예금을 포함한 현금 잔고도 바로는 알 수 없다. 구입한 용지의 잔량도 파악되지 않는다. 고객의 지불 상황도 경리전표부를 몇 권이나 뒤적거리지 않으면 전모를 파악할 수 없다. 그래서 상대가 도산하고 며칠이 지나서야 겨우 미회수 총액을 알게 된다.

또 지금 누가 어떤 일을 하고 있는지, 당사자에게 하나하나 확인하지 않으면 알 수 없다. 어떤 인쇄기가 무엇을 인쇄하고 있는지, 어떤 상황인지, 현장에 나가지 않으면 확인할 수 없다. 어떤 고객의 일이 어디까지 진행되고 있는지, 진행상황을 바로 파악할 수도 없다.이런 것들을 알기 위해 상당한 인원을 고용, 관리자나 영업이 본업을 벗어나 사내를 이리 뛰고 저리 뛰어 고객으로의 서비스 질을 저하시키고 코스트를 높이는 것을 방치하게 되는 것이 실태이다.회사 도처에 경영에 필요한 정보가 데이터로서 그냥 헛되이 존재할 뿐 경영이나 관리에 도움이 되는 정보로서 빠르게 처리를 할 수 있는 기업은 적다. 이것을 방치하고 있으면 틀림없이 경영 리스크는 커지게 되고 기업수지는 악화 일로를 걷게 된다.

MIS가 미국 기업을 재생
1970년대 대규모 기업에 대형 컴퓨터가 보급되고 중견기업에 사무용 컴퓨터가 보급되기 시작했을 때 MIS(Management Information System)의 개념이 구축돼 여러 가지 경영지원용 어플리케이션이 공급되었다.그리고 1980년대에 들어 기업의 국제화와 해외 거래가 활발해져 정보에 대한 전략적인 가치로의 추구가 필요하게 되었다. 이 문제의 해결안(솔루션)으로서 SIS(Strategic Information System)가 제창되고 경영활동에 당연히 컴퓨터가 활용됨으로써 사장 스스로 컴퓨터 단말기 앞에 앉아 정보처리를 하게 되었다.그래서 경영 최고 책임자 스스로 컴퓨터를 능숙하게 취급함으로써 경영자를 둘러싼 비서나 인사, 법률, 노무 등의 사무직원을 80% 이상 줄일 수 있었다고 한다. 또 의사결정과 관련 부서로의 통달이 10배 이상 빨라지고 업무효율이 3배 이상이나 상승했다고 한다. 컴퓨터는 사장직의 필수 아이템인 것이며, 컴퓨터가 고도로 사용되지 않으면 사장은 될 수 없다고 까지 한다. 당연히 전 사원이 컴퓨터로 업무용 어플리케이션을 구사하는 것도 전제된다.80년대 후반, 고액인 컴퓨터 시스템으로의 투자가 정말 경영효과로 맞을까 어떨까 의심이 있었지만 그것을 완벽하게 불식시킨 것은 미국에서의 대불황을 극복한 리엔지니어링 혁명이었다.

고기능 저가격화의 컴퓨터서버, 고속통신 네트워크를 활용한 경영운영의 개혁이 제창돼 중소기업, 인쇄업을 포함한 많은 기업이 구조개혁을 추진했다. 화이트컬러의 사무생산성의 비약적인 향상, 일본에 뒤졌던 제조현장의 생산성이나 품질 보증력 등 눈을 크게 뜨도록 개혁이 실행돼 훌륭하게 부활, 재생된 것이다. 컴퓨터시스템의 전면적인 활용없이는 있을 수 없는 산업의 재생과 재구축이었다.일본 인쇄회사의 사무생산성이나 제조관리효율, 경영효율은 유사한 미국 중소인쇄회사와 비교해 아직 낮다. 정보활용으로서의 인식이 부족하다. 일본의 인쇄회사가 이 디플레이션경제의 시대를 이겨내고 더욱 더 진전하기 위해서는 제조설비처럼 혹은 그 이상으로 정보처리 분야의 투자를 피할 수 없다. 정보를 얻고 활용할 수 있는 기업만이 살아남을 수 있는 시대라는 것을 인식하지 않으면 안 된다.

컴퓨터 활용의 움직임
중견 인쇄회사에서는 20여년 전부터 기간업무를 위한 컴퓨터활용은 진행되고 있었지만 컴퓨터가 고액이었기 때문에 전 부문의 말단까지 운용할 수는 없었다. 최근에는 고기능 컴퓨터나 서버가 저가격화 돼 디지털 통신비용이 대폭 낮아지고 컴퓨터 운용의 종합적인 재평가가 이루어져 재정비가 진행되고 있다. 목적은 고정비용의 상대적인 절감과 경영정보의 실시간 처리이다. 그 수단으로서 정보의 운용 효율을 높이고 업무 효율을 끌어올릴 필요가 있는 것이다.중소 인쇄회사에서도 경영자의 세대교체가 진행돼 컴퓨터의 능력이나 이용가치를 바르게 이해하는 경영자가 증가하고 또 시스템의 저가격화가 도입되고 있다.오늘날 업적이 순조롭게 신장되고 있는 인쇄회사는 공통적으로 예외없이 컴퓨터를 전 부문에서 활용하고 있다. 거꾸로 단적인 예를 들면 영업사원이 컴퓨터를 이용하지 않는 인쇄회사의 실적은 한결같이 좋지 않다. 최근 디지털기기는 잘 이용할 수 있으면 충분히 투자에 상응하는 가치를 뽑아낼 수 있게 되었다고 할 수 있다.

경영정보시스템의 운용 목적
인쇄회사에 있어서의 경영정보시스템의 기본적인 목적은 각종 업무의 작업개선을 추진해 경영효율 향상을 도모하기 위한 것이다. 기간업무에 경영정보시스템을 운용하고 있는 중견규모 기업의 사례를 소개한다.
이 인쇄회사의 경영정보시스템 운용의 목적은① 영업실적을 간소화해 처리의 합리화 촉진② 제조를 위한 수배처리 자동화 수준 향상③ 제조사양 확정까지의 시간 단축화④ 수주 창구업무의 강화⑤ 공정관리와 진척관리의 기능 강화⑥ 원가계산의 즉시화⑦ 판매관리·원가관리의 관리자료 작성 신속화⑧ 외주, 자재조달업무의 시스템화⑨ 납품, 전송 등의 물류관리 시스템화⑩ 재무관리로의 데이터 전송과 재무관리의 고속화(경영판단의 신속화)이들 업무를 지원하는 시스템으로서 다음과 같은 서브시스템을 구성하는 어플리케이션과 시스템 환경의 정비를 추진했다.① 수주관리·견적관리·일정 공정관리·수배관리·진척관리·외주관리·자재 구매관리·원가관리·관리회계 등의 업무지원 서브시스템 도입과 운용② 시스템은 컴퓨터와 컴퓨터서버에 의한 온라인 실시간 처리를 주체로 했다. 최근에는 웹을 활용한 정보교환시스템으로 하는 경우도 있다.③ 데이터베이스에 의한 데이터관리 및 데이터처리의 효율을 추구하고 처리 내용의 정밀도를 높여 관리정보의 공급과 정보의 전사적 공유화를 촉진.

경영실무 및 관리업무를 위한 개선과제
경영정보시스템의 각 업무처리에 관해서 이하에 나타내는 효과를 얻을 수 있는 운용방안이 과제가 되었다.① 수주등록에서부터 작업지시, 수배까지의 처리 정확도와 속도 향상② 옮겨 쓰기 작업의 절감, 기입 오류의 절감에 의한 지시정보의 정확도 향상③ 생산관리업무에 필요한 정보의 일원관리화 추진④ 각 공정 작업부문으로의 재료와 정보 공급의 동기화(同期化) 촉진(생산부분의 효율은 작업에 필요한 재료와 어떻게 작업하는지의 정보를 적시에 얻을 수 있는지 결정, 공정관리나 용지, 외주, 전(前)공정의 상황을 실시간으로 파악할 수 있어 재료 갖추기로의 작업이 촉진돼 제조부문에서의 작업 정체나 작업 실수를 줄일 수 있다)⑤ 컴퓨터, i모드 휴대단말기의 활용을 촉진해 수기 장표 감소⑥ 2차 전표나 대장, 발주서, 실적보고서 등의 옮겨 쓰기나 다시 쓰기 작업 감소⑦ 많이 발생하고 있는 전표의 오기나 누락의 대폭적인 감소⑧ 집계용 데이터의 정확도 향상과 데이터 확인의 공정(시간) 감소⑨ 작업지시, 용지, 외주, 제품사입 등의 수배업무 진행상황이 파악되고 생산관리부문의 사무처리효율 개선⑩ 간접업무 직원을 상대적으로 절감⑪ 각 관리부문이나 제조부문에서 중복되는 사무처리를 통합화할 수 있고 간접 직원이나 관리자의 사무처리 경감화 추진⑫ 간접부문의 사무처리 간소화를 도모하고 관리조직의 통합화를 추진해 간결한 조직 재편성⑬ 제조부문의 생산실적이나 수익 상황이 날짜별로 집계되고 목표관리나 작업개선으로의 기초자료를 작성해 관리자의 관리지표 조기 설정⑭ 원가계산이 자동화되기 때문에 판매관리나 관리회계의 사무처리량이 대폭 경감⑮ 경영자료나 관리자료가 필요한 집계항목에 관해 필요한 때에 필요한 기간까지 집계

시스템의 운용에 의한 효과
시스템을 실제 운용함으로써 실무 수준에서의 효과를 얻을 수 있었다고 보고된 내용을 일부 소개한다.① 영업의 수주 등록처리는 컴퓨터 단말기와의 대화방식으로 이루어지기 때문에 데이터 전달이 정확하고 누락은 감소되었다.② 매상처리 시의 원가계산이 자동화되었기 때문에 실수가 줄고 처리시간이 단축되었다.③ 진행상황을 바로 확인할 수 있게 되었다.④ 영업의 사내 실무시간이 확실히 절감되었다.⑤ 용지의 재고정보를 조회할 수 있고, 용지의 선별을 맡겼을 때 용지차익을 크게 얻었다.⑥ 제품의 재고를 조회할 수 있고, 재고조사가 편해 과잉보유를 줄일 수 있었다.⑦ 수주사양의 정확도가 향상되고, 제조사양을 확정할 때 영업으로의 문의가 줄었다.⑧ 인쇄기의 가동계획과 변경처리가 신속히 이루어지게 되고 또한 인쇄판이나 제본공정으로의 정보를 연동할 수 있기 때문에 인쇄본의 품질이나 본 작업에 들어가는 시간을 충분히 확보할 수 있게 되었다.⑨ 수송계획이 세워지고 수송트럭의 효율화를 올릴 수 있어 수송비용을 절감할 수 있었다.⑩ 납품의 라벨기입이 없어져 납품 출하에서 수작업을 없애 파트타임이나 아르바이트가 불필요하다.⑪ 자체 생산이나 외주에서의 진척상황을 조회할 수 있어 생산관리실이 아니더라도 지시나 수배를 할 수 있게 되었다.⑫ 외주나 용지에 대한 발주액과 청구액의 확인이 빨라져 지불 등의 오류를 대폭 감소시킬 수 있었다.⑬ 생산실적이나 외주실적 등의 관리자료가 작업종료 직후에 얻을 수 있기 때문에 익일이나 내주 계획을 빨리 세울 수 있게 되었다.

확대되는 경영정보시스템의 적용범위
경영정보시스템의 운용은 판매관리나 생산관리, 관리회계, 재무관리 등의 기간업무 분야에서 경영실적이나 관리형태를 확실히 촉진시키고 있다. 또 기업간 거래 등의 전자화에 관해서도 각사의 기간업무 시스템화가 전제된다. 최근에는 인터넷의 영향으로 웹에 의한 무선 랜의 구축이나 컴퓨터서버의 전체 검색기능을 이용하는 등 정보시스템의 이용범위가 급속히 넓어지기 시작하고 있다.예를 들면 어느 인쇄회사에서는 영업사원이나 고객이 휴대전화나 휴대단말기로 견적을 확인하고 주문할 수 있는 서비스나 진행상황 확인이나 정정 변경지시를 할 수 있는 서비스(ASP)를 검토하고 있다. 또 어떤 회사에서는 ISO 인증과정에서 ISO 관련 문서의 데이터베이스화를 추진, 장애 원인과 복구에 대한 데이터베이스를 활용해 사고를 감소시키고 있는 경우도 있다.

새로운 시험으로서 컴퓨터의 대용량 메모리와 CPU의 고속처리기능을 활용해 원고나 색 교정, 인쇄판 데이터를 공정관리나 원가계산 데이터 등과 통합적으로 관리할 수 있는 소프트웨어의 개발도 추진되고 있다.생산시스템으로서의 컴퓨터처리와 경영정보시스템으로서의 데이터가 통합적으로 처리되는 시대가 되고 있다. 또 전자정보에 의한 기업간 거래도 일반화되는 것은 시간문제이기도 하다.인쇄업용 어플리케이션 소프트웨어는 다종다양한 기능을 포함한 것이 제공되고 있으며 어떤 규모와 업태의 인쇄회사에서 활용할 수 있도록 돼 독자적으로 자사개발할 필요가 없어지고 있다. 인쇄업이 정보가공을 담당하는 업태인 이상 경영면에서의 정보 인프라를 정비해 경영의 합리화, 근대화를 촉진시키는 것이 우선적으로 경영전략의 근간이 될 것으로 보인다.
<윤재호 부장>
 

-프린팅코리아 2003년 9월호 (15호)