문서 관리의 의미

1. 문서 관리의 의미

• 업무상 발생하는 각종 문서를 일정한 기준에 의해 처리하여 업무의 효율화를 꾀하는 모든 작업
• 업무상에서 발생하는 모든 문서 양식의 통일과, 분류, 보관, 폐기에 이르기까지의 문서 작업을 일정한 기준에 따라 관리하는 것
• 문서 관리를 잘하면 문서의 활용도를 높일 수 있고 필요할 때 즉시 문서를 찾을 수 있으며, 문서의 보관 및 보존의 효율화를 기대할 수 있다. 또한 개인이 문서를 소유하여 발생할 수 있는 각종 부조리를 사전에 배제할 수 있고 조직체 단위의 관리를 통하여 각종 정보 및 자료를 공동으로 활용할 수 있다.

2. 문서 관리의 목적

문서 관리는 원활한 정보 전달을 통하여 정확하고 효과적인 의사 결정을 가능하게 하며, 필요한 문서를 쉽고 빠르게 찾을 수 있고 문서의 보관, 보존의 효율화를 기하는데 목적이 있다.

3. 문서 관리의 요건
       정확성, 신속성, 융통성, 용이성, 경제성

4. 문서의 기능

• 의사전달 기능
  결정 및 승인, 업무의 명령과 지시, 연락/통지/양해, 계약체결, 업무에 관한 요구 및 의뢰, 조사 결과나 보고 사항 기록
  　
• 의사보존기능
  사내/외 증거 물건으로 활용, 판정 처리를 위한 기록, 역사적 사실 기록, 계획과 실적에 대한 평가 자료, 업무 사항을 분류/구별

5. 업무처리 진행 상태에 따른 문서의 분류

• 기안 문서 : 특정 사안에 대해 결재를 받기 위해 작성한 문서
• 미결 문서 : 기안 문서 중 결재를 기다리는 문서 또는 결재가 보류된 문서
• 보관 문서 : 문서로 쉽게 꺼내어 볼 수 있도록 해당 부서에서 보관하고 있는 문서
• 보존 문서 : 자주 사용되지 않으나 장기간 동안 관리할 필요가 있는 문서
• 시행 문서 : 문서를 외부에 발송하기 위해 작성한 문서
• 완결 문서 : 여러 처리 과정을 거쳐 완결된 문서
• 현안 문서 : 문서의 내용이 현재 담당자에 의해 처리되고 있는 문서

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